پایان دوران ساختمان اداری

✍️ ست‌گادین

انصافاً «دفتر کار»، پدیده‌ای مدرن است. ما کارهایمان را هزاران سال، بدون وجود «دفتر کار» انجام داده‌ایم.

«دفتر کار» بمدت یک قرن، اتاق کوچک ساده‌ای در کنار کارخانه یا مغازه بود. جایی در طبقه‌ی بالای یک نانوایی، محوطه‌ی انبار یا اتاقی در کارخانه‌ی ریخته‌گری. ویژگی اصلی «دفتر کار»، نزدیکی‌اش به محل کار بود.

ولی در ۵۰ سال اخیر، کارمندان دفتری، به طور روزافزونی، هرگز حتی روی کارخانه را هم نمی‌بینند.

فرهنگ «دفتر کار»، خود‌به‌خود داشت به چیزی تبدیل می‌شد با لایه‌ای از کارمندان که حامی کارمندان دیگرند و آنها نیز حامی کارمندانی بودند که به افزایش بهره‌وری کارخانه کمک می‌کردند. هر کارخانه‌ای که فکرش را بکنید.

فرهنگ «دفتر کار»، بر اساس مجاورت فیزیکی شکل گرفت. به دلیل وجود ارتباطات کتبی بسیار زمان‌بَر (مثلاً یک هفته برای یک نامه) و ارتباطات الکترونیک ضعیف، ما اقدام به ساختن «ساختمان‌های اداری» متشکل از لایه‌هایی از سلسله‌مراتبِ در حال تکامل کردیم. ما حتی جایی را به نام «دفتر گوشه» برای مدیران اجرایی ساختیم تا موقعیت فیزیکی مناسبی از جهت دریافت اطلاعات و اعمال قدرت داشته باشیم.

ولی بعد، کارخانه بازهم دورتر شد. اکثر مدیران عامل شرکت‌های بزرگ، هرگز حتی از همه‌ی کارخانه‌ها، خرده‌فروشی‌ها یا مراکز توسعه‌شان، بازدید هم نکرده بودند. یعنی اگر تعداد کارخانه‌های شما از یک تعدادی بالاتر می‌رفت، به این معنا بود که اهمیتی ندارد کجا مدیریت می‌کنید. چون بالاخره در اکثر آنها حضور نخواهید داشت.

و بعد، ایمیل، ارتباطات کتبی را پررنگ‌تر و سریع‌تر کرد. پیام‌رسانی بدون نیاز به همزمان‌سازی، زمان را از معادلات حذف کرد.

و بعد، Zoom به این معنا بود که مکان نیز اهمیت زیادی ندارد.

در ۱۸ ماه گذشته، خیلی از ما احساس جدا‌افتادگی از دفتر کارمان را داشته‌ایم. با اینحال، اینکه خیلی از سیستم‌ها چقدر سریع‌تر و موثرتر شده‌اند، به راحتی از نظرها دور ماند. حالا، این سیستم ارتباطات نیست که ما را عقب نگه می‌دارد، بلکه این عدم تمایل ما به تغییریافتن در هماهنگی با همکاران‌مان است.

برخی از سازمان‌ها خود را با کار اجباری در خانه، از طریق برگزاری جلسات بی‌پایان Zoom انطباق دادند. روشی برای حضور، آنهم با تکنولوژی بالا. ولی دیگران از این فرصت برای خلق مراکز تصمیم‌گیریِ چابکِ وظیفه‌گرا(task oriented) و ایجاد هاب‌های ارتباطی که هیچ محدودیتی از نظر مجاورت فیزیکی ندارند، استفاده کردند.

چهل سالِ گذشته به ما آموخته است که آن تکنولوژی که بیشترین اختلال را در کار صنایع ریشه‌دار ایجاد می‌کند، سرعت است. سرعت ارتباط با همکاران، با تأمین‌کنندگان و بیشتر از همه، با مشتریان. سرعت تصمیم‌گیری، نادیده‌گرفتن هزینه‌های هدررفته و اقدامات هماهنگ. اینترنت باعث پیشرفت همه‌ی این‌ها شد و ما تازه متوجه شده‌ایم که «ساختمان اداری»، همه‌ی این موارد را عقب نگه داشته بود.

بسیاری از مردم به عنوان موجودات اجتماعی، احتیاج خیلی بیشتری برای رفتن به یک مکان، عضوشدن در یک گروه، احساس تعلق‌داشتن و یافتن معنا دارند. ولی اصلاً معلوم نیست که «ساختمان‌های اداری» متعلق به دوران ۱۹۵۷ بهترین روش برای حل این مسائل مردم باشند.
ترجمه از مصطفی منبری