مدیریت زمان در جلسات کاری

حرکت شتابان و کورکورانه به سمت جلو به هیچ عنوان به معنای مدیریت زمان و خودمدیریتی زمانی نیست؛ چرا که اگر مبنا و مسیر پیموده شده و مسیرهای پیش رو با دقت و هدفمندانه مورد بررسی و ارزیابی قرار نگیرد نتیجه‌ای جز شکست و ناکامی انتظارمان را نخواهد کشید. پس لازم است که در تمام مراحل کار، به مبانی و ملاک‌های ارزیابی و سنجش توجه کافی کرد و میزان تحقق اهداف را بر اساس آنها سنجید. از این طریق است که مشخص می‌شود چه کارهایی طی چه زمانی انجام شده و چه کارهایی باید انجام می‌شد اما نشده و چه اقداماتی باید در مراحل بعد انجام پذیرد. در ادامه به ذکر مواردی در ارتباط با خودمدیریتی زمانی در زمینه جلسات کاری می‌پردازیم.

زمینه‌سازی برای جلسات را جدی بگیرید

جلسات کاری بخش جدایی‌ناپذیر بسیاری از مشاغل به حساب می‌آیند که در سطوح مختلف برگزار می‌شوند، پس چه بهتر که در کوتاه‌ترین زمان ممکن و با بیشترین بازدهی و اثربخشی صورت پذیرند. برای این کار بهتر است چند روز قبل از برگزاری جلسه و طبق یک برنامه‌ریزی دقیق، هم موضوع جلسه و هم جزئیات مربوط به آن را تدوین و برنامه‌ریزی کرده و شرکت‌کنندگان در جلسه را نیز از قبل در جریان قرار دهید. این کار باعث می‌شود تا مدعوین جلسه از قبل خود را آماده شرکت در آن کرده و در نتیجه تا حد زیادی در وقت جلسه صرفه‌جویی می‌شود و خروجی بهتری نیز به دست می‌آید.

یک شروع عالی برای جلسه کاری تان داشته باشید

در ابتدای جلسات کاری بهتر است یک بررسی اجمالی راجع به موضوعاتی که باید در جلسه مطرح شود بیان کنید و زمان اختصاص یافته برای هر کدام از موضوعات را برای همه شرکت‌کنندگان مشخص کنید تا آنها نیز صحبت‌هایشان را بر مبنای آن تنظیم کنند و از همه بخواهید تا زمان‌بندی اعلام شده را رعایت کنند. تجربه نشان داده که جلسه‌ای که خوب شروع شود به‌خوبی ادامه پیدا خواهد کرد و نتایج مطلوبی از آن به دست خواهد آمد.

زمان شروع و پایان جلسه را با دقت فراوان رعایت کنید

اگر شما به‌عنوان برگزار کننده و هماهنگ کننده جلسه به زمان شروع و پایان آن احترام نگذارید و آن را با تاخیر شروع کرده و خیلی دیرتر به پایان برسانید مطمئن باشید که دیگران نیز چنین خواهند کرد و نظم جلساتتان هیچ گاه برقرار نخواهد شد.پس این خود شما هستید که نظم و دیسیپلین را به جلسات کاری تان تزریق می‌کنید و دیگران را نیز وادار به این کار می‌نمایید.

تلفن همراه خاموش باید شود

اگر می‌خواهید جلسات کاری تان به خوبی برگزار شوند باید عوامل مزاحم و مختل کننده حواس شرکت‌کنندگان را تا حد امکان از میان بردارید و چه عاملی مزاحم‌تر از تلفن همراه افراد. پس حتما از تمام شرکت‌کنندگان به‌طور جدی بخواهید تلفن‌های همراه شان را خاموش کنند. قرار دادن گوشی‌ها در حالت بی‌صدا دردی را دوا نخواهد کرد و تاثیری روی افزایش تمرکز حواس شرکت‌کنندگان نخواهد داشت.