اهمیت مکالمات تلفنی در مدیریت

هر روزه همه ما تعداد قابل‌توجهی مکالمات تلفنی با دیگران داریم که با اعمال مدیریت دقیق و قوی بر آنها قادر خواهیم بود تا ضمن صرفه‌جویی در زمان و جلوگیری از به‌هم خوردن تمرکز کاری‌مان، به اهداف و خواسته‌های خود نیز دست یابیم.

آنچه در مورد توصیه‌هایی که در ادامه خواهند آمد حائز اهمیت است این که اغلب آنها به‌رغم ساده و پیش پا افتاده بودن، دارای تاثیر شگرفی بر خودمدیریتی زمانی مدیران و کارمندان داشته و بهره‌وری کاری آنها را تا حد بسیار زیادی ارتقا می‌بخشد.

مدیریت مکالمات تلفنی را خودتان در دست بگیرید

اگر کسی با شما تماس تلفنی گرفت و خواست که با شما صحبت کند در ابتدای مکالمه خود با آن فرد به‌طور شفاف مشخص کنید که چقدر از وقت‌تان را می‌توانید صرف صحبت کردن با او کنید. در این حالت او نیز سعی خواهد کرد تا صحبت‌هایش را خلاصه و مفید بیان کند. پس از آنکه اصل مطلب گفته شد نیز خیلی مودبانه و محترمانه پایان مکالمه تلفنی را با آن فرد اعلام کنید تا صحبت‌هایتان به حاشیه و طرح مطالب بی‌ارزش کشیده نشود. در حین گفت‌وگوهای تلفنی همیشه به یاد داشته باشید که وقت طلاست و نباید آن را بیش از حد برای مکالمات کم‌ارزش و حاشیه‌ای صرف کرد.

به تماس‌های برنامه‌ریزی نشده و ناشناس پاسخ ندهید

اگر شما در حال اجرای یک پروژه حساس و پیچیده هستید و به تمرکز بالایی نیاز دارید به هیچ عنوان نباید جواب تلفن‌های ناشناس یا برنامه‌ریزی نشده را بدهید چراکه این کار به‌شدت به میزان بهره‌وری‌تان لطمه خواهد زد. در این حالت بهترین کار قرار دادن تلفن‌تان در حالت پیام گیر است تا در زمان مناسب به آنها رسیدگی کنید.

تماس‌های ناموفقی که فاقد پیام هستند را پیگیری نکنید

چنانچه کسی با شما تماس گرفت و شما به هر دلیلی به آن پاسخ ندادید و او هیچ پیامی برای شما نگذاشت، از پیگیری آن تماس و یا تماس گرفتن با آن فرد اجتناب کنید چرا که اگر آن فرد کار ضروری و مهمی با شما داشت به‌ طور حتم برای شما پیام می‌گذاشت.

از دیگران بخواهید به جای زنگ زدن به شما پیام بگذارند

تا آنجایی که می‌توانید از دیگران بخواهید تا تماس‌های تلفنی‌شان با شما را به صورت پیام گذاشتن بر روی پیام‌گیر تلفن‌تان انجام دهند، نه اینکه به‌طور مستقیم با شما سخن بگویند. شما با این کار به‌گونه‌ای عمل می‌کنید که اختیار وقت‌تان را در دست خودتان نگه می‌دارید، نه دیگران.

فهرست تماس‌های سریع خود را به‌طور دوره‌ای به‌روز کنید

اگر شما می‌خواهید تماس‌های تلفنی‌تان با دیگران را در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام دهید لازم است که یک فهرست آماده از شماره‌هایی که بیشتر با آنها تماس می‌گیرید و با یک اشاره در اختیارتان قرار می‌گیرند داشته باشید. بنابراین لازم است این فهرست را به‌طور دوره‌ای به‌روزرسانی کنید.

منبع: کتاب Little things matter